Shopify en Moneybird: houd je voorraad en je cash in één beeld
Twee tabbladen, twee waarheden. In Shopify zie je wat er verkocht is en wat er nog ligt. In Moneybird zie je wat er binnenkwam en wat het kostte. Allebei kloppen ze, en geen van beide geeft antwoord op de vraag waar je 's nachts van wakker ligt: wat moet ik nu inkopen, en kan ik dat betalen?
Dat gat is precies waar het misgaat met Shopify, Moneybird en voorraad. Je koopt in op gevoel, en pas als de factuur binnenkomt merk je of het een goed idee was. Hieronder staat wat elke tool je wel en niet vertelt, en een methode van vier stappen om je voorraad en je cash weer samen te houden. Die werkt ook zonder tool.
Wat Shopify je wél en niet vertelt over voorraad
Shopify is sterk in het heden. Je ziet welke producten lopen, wat er vandaag verkocht is en hoeveel er nog op voorraad ligt. Voor voorraad bijhouden in Shopify heb je verder weinig nodig, want die niveaus kloppen zolang je ontvangsten netjes doorkomen.
Waar het stopt: Shopify vertelt je niet wanneer je moet bijbestellen. Het rekent geen levertijd mee en het weet niet wat je bij je leverancier hebt uitstaan. Een melding dat je nog 12 stuks hebt is geen forecast, en tegen de tijd dat dat getal je opvalt, ben je je bestelmoment vaak al drie weken voorbij.
Wat Moneybird je wél en niet vertelt
Moneybird is sterk in geld. Facturen, betalingen, btw, uitgaven en een actueel beeld van hoe je er financieel voor staat. Voor de boekhouding van een webshop is dat precies wat je wil hebben.
Waar het stopt: Moneybird is geen voorraadtool. Voorraad bijhouden in Moneybird doe je niet, en inkoopmomenten kent het niet. Het ziet de factuur van je leverancier als een uitgave, niet als 200 stuks die de komende tien weken langzaam weer geld worden.
Er zijn Shopify-apps die je bestellingen automatisch doorzetten naar Moneybird. Die zijn de moeite waard: ze schelen je uren overtypen en je Shopify-boekhouding in Moneybird klopt daarna vanzelf. Wees alleen eerlijk over wat zo'n Shopify-Moneybird-koppeling doet. Hij verwerkt je verkoop en je facturen, en zegt niets over wanneer je moet inkopen.
Waarom voorraad en cash uit elkaar lopen
Voorraad is gewoon geld in een andere vorm. Zolang het op een schap ligt kun je er niets anders mee doen. Je kunt maar twee kanten op fout zitten, en ze doen allebei pijn.
- Te veel inkopen
Je geld zit vast in voorraad die te langzaam loopt. Je kunt het niet gebruiken voor je volgende order of je advertenties.
- Te weinig inkopen
Je verkoopt nee op je bestsellers. Misgelopen omzet, en klanten die de volgende keer ergens anders kijken.
Neem een product dat 20 stuks per week verkoopt. Je levertijd is 3 weken en je koopt in voor 10 euro per stuk. Je bestelpunt is dan 20 x 3 = 60 stuks, plus een buffer van een week, dus 80 stuks.
Bestel je op onderbuik 200 stuks tegelijk, dan leg je er 2.000 euro in en doe je er tien weken over om dat terug te verdienen. Bestel je op vraag, bijvoorbeeld zes weken dekking, dan is dat 120 stuks en dus 1.200 euro. Je bestelt vaker, elke zes weken in plaats van elke tien, maar er staat structureel 800 euro minder stil. Op één product.
De andere kant is net zo duur. Wacht je met bestellen tot je nog 20 stuks hebt, dan ben je na één week leeg en moet je nog twee weken op je levering wachten. Dat zijn 40 gemiste stuks op je bestseller. Cashflow en voorraad in je webshop zijn hetzelfde probleem, alleen bekeken vanaf een ander tabblad.
Zo houd je voorraad en cash tóch samen
Je hoeft hier geen software voor te kopen. Dit zijn vier stappen die je met een spreadsheet erbij prima zelf doet.
- 1Kijk per product naar je verkoopsnelheid
Exporteer in Shopify je verkoop per SKU over de laatste 30 dagen en reken dat terug naar stuks per week. Niet je omzet, maar stuks: een prijswijziging of een korting vertekent anders je beeld van de vraag.
- 2Bepaal je bestelpunt
Vermenigvuldig je verkoopsnelheid met je levertijd en tel daar een kleine buffer bij op. Dat getal is het voorraadniveau waarop je een nieuwe order plaatst. Neem de levertijd die je leverancier in de praktijk haalt, niet de levertijd die in de offerte stond.
- 3Reken de cash-impact door voordat je bestelt
Zet het bedrag van je inkooporder naast wat er de komende weken binnenkomt en uitgaat. In Moneybird zie je je openstaande facturen, je vaste lasten en je btw-afdracht staan. Een order die op papier slim is, kan alsnog verkeerd getimed zijn.
- 4Time je inkoop op echte vraag
Bestel wanneer je het bestelpunt raakt, niet wanneer je leverancier een staffelkorting aanbiedt of wanneer een getal lekker rond uitkomt. Een korting van 5 procent is geen winst als je er twee maanden extra voorraad voor moet financieren.
Wil je hier meteen mee beginnen? Onze gratis voorraadbeheer Excel-template heeft deze berekening er al in zitten. Vul je verkoop en je levertijd in, en je bestelpunt rolt eruit. Zie je liever eerst de losse formule, lees dan wanneer je voorraad moet bijbestellen in Shopify.
Waar OrderBee in dit plaatje past
OrderBee leest je verkoop en je voorraad uit Shopify, voorspelt je vraag per product en zegt wanneer en hoeveel je moet bijbestellen. Het rekent met de levertijd per leverancier, trekt af wat al onderweg is en houdt rekening met trend en seizoen in plaats van een plat gemiddelde. Zo volgt je inkoop je echte verkoop in plaats van je onderbuik.
En even duidelijk over wat het niet is. OrderBee is geen warehouse-systeem, geen volledig voorraadbeheer en geen vervanging van Moneybird. Je boekhouding blijft gewoon in Moneybird staan, met of zonder koppel-app. OrderBee is de laag ernaast die je vertelt wat je moet inkopen, en hoe die laag werkt lees je op onze pagina over voorraadbeheer software.
Ik bouwde OrderBee omdat ik dit probleem zelf had bij een webshop: elke maand dezelfde twee tabbladen en hetzelfde onderbuikgevoel. Daarom is het gebouwd voor kleine merken en niet voor logistieke reuzen.
Veelgestelde vragen
Nee. Moneybird is boekhoudsoftware voor je facturen, betalingen, btw en uitgaven. Je voorraadniveaus staan in Shopify. Voor bijbestellen op basis van je vraag heb je een forecast-tool nodig.
Er zijn Shopify-apps die je bestellingen automatisch doorzetten naar Moneybird, zodat je boekhouding vanzelf klopt. Zeker aan te raden. Ze regelen alleen je facturen en je btw, niet je inkoopmomenten.
Op je bestelpunt: je verkoopsnelheid maal je levertijd, plus een buffer. Verkoop je 20 stuks per week en is je levertijd 3 weken, dan zit je met een buffer van een week op 80 stuks. Zodra je daaronder zakt, bestel je. OrderBee rekent dit per product voor je uit.
Meestal omdat er te veel of het verkeerde is ingekocht. Een ronde bestelling van 200 stuks voelt efficiënt, maar als je er 20 per week van verkoopt staat dat geld tien weken stil. Inkopen op je echte vraag houdt datzelfde geld vrij.
Nee. Het is een forecast- en bijbesteltool voor kleine Shopify-merken. Het vertelt je wanneer je moet inkopen en hoeveel, maar het beheert geen magazijn en het vervangt je boekhouding niet.
Wil je stoppen met gokken op je inkoop? Koppel je Shopify-webshop en zie dezelfde dag per product wanneer je moet bijbestellen en hoeveel.