Voorraadplanning voor een klein merk: een checklist voor 20 SKU’s of minder
De meeste adviezen over voorraadplanning zijn geschreven voor bedrijven met een demand planner, een ERP en een magazijnteam. Jij hebt een spreadsheet, een producent en een to-do-lijst met veertig andere dingen erop.
Het goede nieuws: als je 20 SKU’s of minder verkoopt, heb je dat allemaal niet nodig. Een klein assortiment is geen nadeel, het is een voordeel. Je kunt elke SKU met de hand bekijken, begrijpen en goed plannen. Grote merken kunnen dat niet, die moeten het model vertrouwen. Jij mag je verstand gebruiken.
Dit is een praktische checklist voor voorraadplanning voor kleine merken. Je loopt hem in een middag door en je herhaalt hem maandelijks. Ik geef je de vier getallen die je nodig hebt, de formules die er echt toe doen, en een paar fouten die geld kosten. Ik ken die fouten omdat ik ze zelf heb gemaakt bij mijn eigen merk. Een ervan staat nog steeds in een magazijn en racet tegen de houdbaarheidsdatum.
Eerst de fout die dit hele artikel betaalt
Bij Chilli Chan’s, mijn food-merk, kochten we bijna twee jaar voorraad van een product in voor een grote retaillancering. De forecast was gebouwd op de lanceerschatting, niet op wat we echt verkochten. De lancering viel veel kleiner uit dan gepland. Die voorraad staat nu in een magazijn en we doen hard ons best om hem te verkopen voor hij over de datum gaat.
Voor die fout was geen dure tool nodig geweest om hem te voorkomen. Er was een gewoonte voor nodig: plan op vraag die je kunt zien, niet op vraag waar je op hoopt. Elk item in de checklist hieronder bestaat om je te beschermen tegen een variant van die fout.
Eerst dit: verzamel vier getallen per SKU
Je kunt niets voorspellen zonder vier getallen per product. Verzamel deze eerst. De rest is rekenwerk.
| Getal | Wat het is | Waar je het vindt | Waar het misgaat |
|---|---|---|---|
| Verkoopsnelheid | Aantal verkochte stuks per dag of week, per kanaal | Shopify-statistieken, je wholesale-orders, retail-doorverkoop | Kanalen samenvoegen tot een gemiddelde verbergt de waarheid |
| Levertijd | Dagen van bestellen tot voorraad die je echt kunt verkopen | Datum producent plus vracht plus inboeken en controle | Vracht en de tijd voordat het verkoopbaar is vergeten |
| Voorraad plus onderweg | Wat je nu hebt, plus wat al onderweg is | Je voorraadsheet en openstaande inkooporders | Onderweg-voorraad dubbel tellen, waardoor je denkt meer te hebben |
| Houdbaarheid of trendrisico | THT-datum, of hoe snel een product uit de mode raakt | Productspecificatie, of je eigen inschatting | Het weglaten tot het een uitverkoopprobleem wordt |
Die laatste valkuil over onderweg-voorraad is niet verzonnen. We telden ooit een aankomende container mee als voorraad terwijl hij nog op zee was. Daardoor leek een maand veel gezonder dan hij was. Onderweg-voorraad is besteld, niet aanwezig. Houd die twee kolommen gescheiden.
De checklist
Werk dit op volgorde af, SKU voor SKU. Uitgeschreven lijkt het lang. In de praktijk kost elke maandelijkse ronde een paar minuten per product zodra je het een keer hebt gedaan.
- 1Rangschik je SKU’s op de winst die ze maken
Zelfs met 20 SKU’s verdienen drie of vier ervan bijna zeker het grootste deel van je winst. Sorteer je lijst op margebijdrage, niet op aantal stuks. Een goedkope hardloper kan je minder opleveren dan een langzame premium SKU. Besteed je aandacht waar het geld zit en houd de rest simpel.
- 2Kies een voorspelmethode die bij de SKU past
Verschillende vraagpatronen vragen om verschillende rekenwijzen, en de juiste is meestal simpel. De tabel hieronder koppelt elk patroon aan de methode die erbij past.
Tabel 2. Welke voorspelmethode je gebruikt, per type SKU Vraagpatroon Voorbeeld uit ons assortiment Methode Waarom het past Vaste hardloper Crispy chilli oil, ons heroproduct Voortschrijdend gemiddelde over 8 tot 12 weken De vraag is stabiel, dus een gewoon gemiddelde is eerlijk Stijgende trend Een nieuwe smaak die aantrekt Gewogen voortschrijdend gemiddelde, recente weken tellen zwaarder Vangt groei die een plat gemiddelde mist Seizoen Hot honey rond het cadeauseizoen in Q4 Zelfde periode vorig jaar, gecorrigeerd voor groei De piek is voorspelbaar als je naar vorig jaar kijkt Gloednieuw, geen historie Een net gelanceerde SKU Neem een vergelijkbare SKU als proxy, plan laag, wekelijks checken Je hebt nog geen data, dus blijf bescheiden en corrigeer snel Import met lange levertijd Onze knife-cut noodles uit Taiwan Kijk verder vooruit, bestel op vraag, nooit om een container te vullen De levertijd dwingt je maanden vooruit vast te leggen - 3Bereken de vraag over de levertijd
Dit getal bepaalt wanneer je bijbestelt. Het is simpelweg hoeveel je verwacht te verkopen terwijl je op de nieuwe voorraad wacht.
Vraag over levertijd = gemiddelde dagverkoop x levertijd in dagen
Verkoop je 12 stuks per dag en is je levertijd 21 dagen, dan verkoop je ongeveer 252 stuks voordat een nieuwe order binnen is. Dat is het minimum dat je op voorraad moet hebben op het moment dat je bijbestelt.
- 4Bepaal je veiligheidsvoorraad bewust, niet op gevoel
De meeste kleine merken zetten die op gevoel, wat betekent te veel bij sommige SKU’s en te weinig bij de SKU’s die er echt toe doen. Een simpele, eerlijke methode:
Veiligheidsvoorraad = gemiddelde dagverkoop x bufferdagen
De bufferdagen kies je op basis van hoe risicovol de SKU is. Wil je preciezer zijn, gebruik dan de piek-versus-gemiddelde-methode:
Veiligheidsvoorraad = (piek dagverkoop x langste levertijd) - (gemiddelde dagverkoop x gemiddelde levertijd)
Zo maak je de buffer passend bij je echte variatie. Een stabiel lokaal product heeft een kleine buffer nodig. Een import met lange levertijd van een ander continent, betaald in vreemde valuta, heeft een grotere nodig, omdat zowel de vraag als de leverdatum kan schuiven.
- 5Stel het bestelpunt in
Combineer nu de twee. Het bestelpunt is het voorraadniveau dat een nieuwe bestelling zou moeten triggeren.
Bestelpunt = vraag over levertijd + veiligheidsvoorraad
Tabel 3. Bestelpunten voor drie heel verschillende SKU’s (voorbeeldgetallen) SKU Gem. dagverkoop Levertijd Vraag over levertijd Veiligheidsbuffer Bestelpunt Chilli oil (lokale producent) 12 21 dagen 252 10 dagen = 120 372 Knife-cut noodles (import, zeevracht) 8 75 dagen 600 21 dagen = 168 768 Hot honey (stabiel, plus Q4-piek) 5 30 dagen 150 14 dagen = 70 220 basis Kijk naar de noodles-rij. Zelfde klein merk, zelfde omvang, maar het bestelpunt is meer dan dubbel zo hoog als bij chilli oil, omdat de levertijd meer dan drie keer zo lang is. Dit is het belangrijkste dat producten met een lange levertijd je leren: je legt een forecast vast voor over drie maanden, niet voor volgende week. Krijg je die verkeerd, dan krijg je het magazijnprobleem dat ik bovenaan beschreef.
- 6Bepaal de bestelhoeveelheid tegen drie grenzen
Het bestelpunt zegt wanneer. De bestelhoeveelheid zegt hoeveel. Mik op genoeg om de vraag tot je volgende geplande bestelling te dekken, en toets dat dan aan drie grenzen uit de echte wereld: de minimale afname (MOQ) van je leverancier, je cash en je houdbaarheid. De juiste order is het getal op basis van vraag, alleen bijgesteld voor zover die grenzen je dwingen.
Hier loont discipline. Een leverancier die korting geeft op een grotere order geeft je geen deal als de extra stuks over de datum gaan. Een MOQ die je twee jaar dekking geeft op een product met 18 maanden houdbaarheid is geen minimum, het is een afschrijving met vertraging.
- 7Plan per kanaal, tel dan op
DTC, wholesale en retail gedragen zich niet hetzelfde. DTC is stabiel en wordt gedreven door je marketing. Wholesale komt in brokken, telkens als een verkooppunt bijbestelt. Retail hangt af van rotatie, oftewel hoe snel elke winkel per week doorverkoopt. Een samengevoegd gemiddelde verbergt dit allemaal.
Plan elk kanaal op zijn eigen manier en tel dan op tot het totaal dat je moet inkopen. Als een retailinkoper je een openingsorder geeft, behandel die dan als een eenmalige gebeurtenis in een eigen regel, niet als een nieuwe basislijn. De onze voelde als een nieuwe basislijn. Dat was hij niet.
- 8Plan lanceringen en acties apart
Een lanceerorder, een actie of een seizoenspiek is een uitschieter, niet je normale vraag. Bak je een uitschieter in je basisforecast, dan bestel je maandenlang te veel. Houd eenmalige gebeurtenissen in een aparte regel, bestel er gericht voor, en ga terug naar je basislijn zodra ze voorbij zijn.
- 9Doe de cash- en houdbaarheidscheck voor je bestelt
Dit is de stap die ons gered zou hebben. Voor je een inkooporder verstuurt, leg je hem langs drie vragen.
Tabel 4. De check voor je bestelt Check De vraag Stop of verklein de order als Cash Kunnen we aanbetaling en restant betalen zonder marketing en salarissen te knijpen? De order cash vastzet die je nodig hebt om de voorraad te verkopen Dekking Hoeveel maanden dekking levert dit op bij de huidige snelheid? Het ver voorbij je normale bestelcyclus gaat zonder duidelijke reden Houdbaarheid Verkoopt dit door voor de THT-datum bij realistische snelheid? De verwachte doorverkoop lager is dan de voorraad die je gaat aanhouden Faalt een order op een van deze punten, dan heb je geen betere spreadsheet nodig. Je hebt een kleinere order nodig.
- 10Zet een vast ritme en houd je eraan
Voorraadplanning is geen kwartaalklus. Geef het een lichte wekelijkse blik om snelle bewegers te vangen, en een echte maandelijkse herziening waarin je verkoopsnelheden en bestelpunten bijwerkt. Tien SKU’s, twintig minuten. De merken die het schip in gaan, zijn niet degene met het verkeerde model. Het zijn degene die in januari een forecast maakten en er nooit meer naar keken.
De fouten die kleine merken echt pijn doen
De meeste adviezen waarschuwen voor nee-verkopen. Dat doet pijn, maar voor een klein merk is de omgekeerde fout gevaarlijker, want die is stil en zet je cash vast.
| Fout | Hoe het eruitziet | De oplossing |
|---|---|---|
| Plannen op hoop | Bestellen op een lanceer- of pitchschatting in plaats van echte verkoop | Bestel op vraag die je al ziet, zie de lancering als bonus |
| Bestellen op de korting | Meer kopen om een lagere stuksprijs te halen | Alleen als het door de cash- en houdbaarheidscheck komt |
| Een methode voor alles | Zelfde buffer en cyclus voor een lokaal product en een import | Stem methode en buffer af op levertijd en variatie |
| Houdbaarheid negeren | Over de datum gaan is een verrassing, geen plan | Zet houdbaarheid in de check voor elke order |
| Het totaal plannen, niet de kanalen | Een samengevoegd gemiddelde over DTC, wholesale, retail | Plan per kanaal, tel dan op |
Vermijd je maar een van deze, maak er dan de eerste van. Die is het meest verleidelijk, hij voelt als ambitie, en hij is degene die twee jaar voorraad in ons magazijn zette.
Waar de spreadsheet begint te kraken
Alles hierboven werkt prima in een spreadsheet als je vijf SKU’s en een kanaal hebt. Het wordt echt vervelend bij vijftien of twintig SKU’s over DTC, wholesale en retail, elk met een andere levertijd en een ander seizoen. De rekenkunde wordt niet moeilijker. Het onderhoud wel. Je bouwt elke maand dezelfde bestelpuntberekeningen opnieuw en hoopt dat je geen cel verkeerd hebt getypt.
Dat gat is waarom ik OrderBee heb gebouwd. Het koppelt met je Shopify-data, houdt de verkoopsnelheid per SKU bij en berekent bestelpunten en bestelmomenten voor je, zodat de maandelijkse herziening een controle wordt in plaats van een herbouw. Voor de duidelijkheid over wat het wel en niet is: OrderBee is forecasting en bestelmomenten voor kleine Shopify-merken. Het is geen magazijnsysteem, geen volledig voorraadbeheer, en het doet je boekhouding niet. Het doet een ding, namelijk je vertellen wanneer en hoeveel je moet bijbestellen, en het probeert dat eerlijk te doen.
Je hebt het niet nodig om deze checklist te gebruiken. De checklist staat op zichzelf. Maar als je dit elke maand met de hand doet en het vreet je avonden op, dan is dat precies het punt waarop een tool zichzelf terugverdient.
De checklist, op een plek
Kopieer dit en loop het maandelijks door.
- Verzamel de vier getallen per SKU: verkoopsnelheid per kanaal, levertijd, voorraad plus onderweg, houdbaarheid
- Rangschik SKU’s op margebijdrage en focus op de bovenste paar
- Kies een voorspelmethode die bij het vraagpatroon van elke SKU past
- Bereken de vraag over de levertijd: gemiddelde dagverkoop x levertijd
- Bepaal veiligheidsvoorraad bewust, afgestemd op variatie en betrouwbaarheid leverancier
- Stel het bestelpunt in: vraag over levertijd plus veiligheidsvoorraad
- Bepaal de bestelhoeveelheid op vraag, toets dan aan MOQ, cash en houdbaarheid
- Plan elk kanaal apart, tel dan op
- Houd lanceringen en acties in een eigen regel, niet in de basislijn
- Doe de cash- en houdbaarheidscheck voor elke inkooporder
- Kijk wekelijks even, herzie de forecast echt een keer per maand
Veelgestelde vragen
Neem een vergelijkbare bestaande SKU als proxy, plan voorzichtig en check wekelijks. Een nieuw product heeft geen data, dus je eerste taak is snel data verzamelen en snel corrigeren, niet precies gokken op dag een.
Er is geen enkel getal. Het bestelpunt is de vraag over de levertijd (gemiddelde dagverkoop maal levertijd) plus een buffer, afgestemd op hoe variabel je verkoop en je leverancier zijn. Een lokaal product heeft een kleine buffer nodig. Een import met lange levertijd een grotere.
Genoeg om normale variatie te dekken zonder cash vast te zetten die je elders nodig hebt. Begin met een buffer van een vast aantal dagen gemiddelde verkoop, groter voor risicovolle SKU’s of lange levertijden. Wil je preciezer: piek dagverkoop maal langste levertijd, min gemiddelde dagverkoop maal gemiddelde levertijd.
Per kanaal, en dan optellen. DTC, wholesale en retail gedragen zich anders, en een samengevoegd gemiddelde verbergt het patroon waar je op moet plannen.
Nee. Een spreadsheet en deze checklist zijn genoeg bij een klein assortiment. Software verdient zichzelf terug als het maandelijkse onderhoud over veel SKU’s en kanalen je meer tijd kost dan het plannen zelf.
Geschreven door Seb Hoffmann, oprichter van OrderBee. OrderBee is een forecasting-tool voor kleine Shopify-merken die je laat zien wanneer je moet bijbestellen, zodat je stopt met gokken en geen cash meer vastzet in voorraad die je niet op tijd verkoopt.