Wanneer bijbestellen in Shopify (met de formule)
Shopify laat zien hoeveel voorraad je hebt. Het zegt niet wanneer je moet bijbestellen. Dit is de formule die dat wél beantwoordt — uitgelegd voor ondernemers, niet voor logistiek managers. Geen jargon, één rekenvoorbeeld en een tabel die je kunt overnemen.
De formule
Dit is de hele rekensom. Alles hieronder legt alleen de drie getallen erin uit.
Bestelpunt = (gemiddelde verkoop per dag × levertijd) + veiligheidsvoorraad
Je bestelpunt is een voorraadniveau. Zakt een product tot dat niveau, dan bestel je vandaag — niet volgende week. Het is zo gekozen dat je levering binnenkomt net vóórdat je zonder zou zitten.
De drie getallen die je nodig hebt
Hoeveel stuks je op een normale dag verkoopt. In Shopify: Analytics → Reports → “Sales by product variant SKU”, zet de periode op de laatste 90 dagen en deel het aantal verkochte stuks door 90. Gebruik 90 dagen en niet 30 — één uitzonderlijk goede of slechte week hoort je inkoop niet te bepalen.
Het aantal dagen tussen je bestelling plaatsen en de voorraad verkoopklaar hebben. Tel alles mee: productie, transport, douane en de dag dat het in je magazijn ligt voordat het online staat. Vraag je leverancier om een echt getal in plaats van te gokken — dit is het cijfer waar ondernemers het vaakst naast zitten.
Je buffer voor als het tegenzit: je leverancier levert te laat, of je hebt een uitzonderlijk goede week. Houd het simpel: gemiddelde verkoop per dag × een buffer in dagen. Reken met ongeveer 7 dagen voor een Nederlandse leverancier, 14 dagen voor een EU-leverancier en 21 dagen voor een Aziatische leverancier. Langere levertijd, meer dat mis kan gaan, grotere buffer.
Een rekenvoorbeeld
Stel je verkoopt een chili crisp die 12 stuks per dag gaat, en je leverancier zit in Nederland met een levertijd van 14 dagen. Je kiest een buffer van 7 dagen.
- Veiligheidsvoorraad = 12 × 7 dagen = 84 stuks
- Verkoop tijdens de levertijd = 12 × 14 dagen = 168 stuks
- Bestelpunt = 168 + 84 = 252 stuks
Zodra dit product in Shopify op 252 stuks staat, plaats je je bestelling.
Verander nu alleen de leverancier
Zelfde product, dezelfde 12 verkopen per dag. Alleen de levertijd verandert:
| Leverancier | Levertijd | Veiligheidsvoorraad | Bestelpunt |
|---|---|---|---|
| Nederlands / dichtbij | 14 dagen | 84 stuks | 252 stuks |
| Elders in de EU | 30 dagen | 168 stuks | 528 stuks |
| Azië | 60 dagen | 252 stuks | 972 stuks |
Dit is het belangrijkste inzicht. Hetzelfde product heeft 252 stuks nodig bij een Nederlandse leverancier en 972 bij een Aziatische — bijna vier keer zoveel. Je bestelpunt gaat vooral over je leverancier, niet over je product. Daarom werkt één algemene “lage voorraad”-melding op 50 stuks voor je hele assortiment ook niet.
Hoe dat eruitziet voor 10 producten
Dit is de spreadsheet, ingevuld. Op elke regel dezelfde formule — alleen de verkoop, levertijd en buffer verschillen. Vijf van deze tien moeten vandaag besteld worden.
| SKU | Verkoop/dag | Levertijd | Veiligheidsvoorraad | Bestelpunt | Op voorraad | Actie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CHILI-CRISP-200 | 12 | 14 d | 84 | 252 | 310 | OK |
| CHILI-OIL-250 | 8 | 14 d | 56 | 168 | 140 | Nu bestellen |
| SAMBAL-150 | 5 | 14 d | 35 | 105 | 96 | Nu bestellen |
| TOTE-BAG | 2 | 14 d | 14 | 42 | 90 | OK |
| SOY-GLAZE-300 | 3 | 30 d | 42 | 132 | 400 | OK |
| NOODLE-KIT-2P | 15 | 30 d | 210 | 660 | 520 | Nu bestellen |
| GIFT-BOX-3 | 2 | 30 d | 28 | 88 | 150 | OK |
| SESAME-OIL-100 | 4 | 60 d | 84 | 324 | 300 | Nu bestellen |
| RICE-VIN-500 | 6 | 60 d | 126 | 486 | 700 | OK |
| CHOPSTICK-SET | 1 | 60 d | 21 | 81 | 60 | Nu bestellen |
Kijk naar CHOPSTICK-SET: maar 1 verkoop per dag, maar door een leverancier van 60 dagen bestel je al bij 81 stuks. En NOODLE-KIT-2P heeft 520 stuks op voorraad en moet tóch vandaag besteld worden, omdat het er 15 per dag verkoopt en 30 dagen onderweg is. Geen van beide zie je met het blote oog — daarom maak je de rekensom.
Vier fouten die nee-verkopen veroorzaken
- Rekenen met de beloofde levertijd
Gebruik wat er echt gebeurt, niet wat er in de offerte staat. Duurden je laatste drie orders 21 dagen in plaats van 14, dan is je levertijd 21.
- Eén lage-voorraadmelding voor alles
Eén drempel voor je hele assortiment negeert dat producten verschillend hard lopen en van verschillende leveranciers komen. Dit is de meest voorkomende oorzaak van misgrijpen.
- Vergeten wat al onderweg is
Trek af wat al besteld is voordat je opnieuw bestelt — anders bestel je dubbel en zet je onnodig geld vast.
- De getallen nooit bijwerken
Een bestelpunt op basis van de verkoop van vorig voorjaar laat je misgrijpen zodra je groeit of het seizoen aantrekt. Werk het maandelijks bij.
OrderBee doet dit op basis van je Shopify-data
De rekensom hierboven is echt simpel. Hem elke maand met de hand maken voor elk product is wat er in de praktijk bij inschiet — en dan grijp je mis.
Koppel je Shopify-webshop en OrderBee maakt precies deze berekening voor elke SKU, elke dag. Je gemiddelde verkoop per dag komt rechtstreeks uit je orderhistorie (geen CSV-exports), je legt per leverancier één keer de echte levertijd vast, en OrderBee bewaakt het bestelpunt, trekt af wat al onderweg is, rondt af op hele dozen en geeft je de datum waarop je moet bestellen.
Daarbij doet het wat een spreadsheet niet kan: het ziet trend en seizoen in plaats van uit te gaan van een plat gemiddelde, en het telt je groothandel- en B2B-verkoop uit Moneybird, WeFact of CSV mee, zodat je inkoopt op je totale vraag in plaats van op één kanaal.
Heb je een handvol producten, één leverancier en één kanaal, dan is de spreadsheet echt genoeg — bouw hem en zet 15 minuten per week in je agenda. Pas als je voorraad op meerdere plekken ligt, je via meerdere kanalen verkoopt of je met meerdere leveranciers werkt, wordt dit met de hand onhaalbaar.
Veelgestelde vragen
Je bestelt bij zodra je voorraad op je bestelpunt komt. Je bestelpunt is je gemiddelde verkoop per dag maal de levertijd van je leverancier in dagen, plus een veiligheidsvoorraad. Verkoop je 12 stuks per dag en levert je leverancier in 14 dagen, dan is je bestelpunt met een buffer van 7 dagen (12 × 14) + 84 = 252 stuks. Zodra je voorraad op 252 staat, plaats je de bestelling.
Bestelpunt = (gemiddelde verkoop per dag × levertijd in dagen) + veiligheidsvoorraad. Het beantwoordt één vraag: bij welke voorraad moet ik bestellen zodat de nieuwe levering binnen is vóórdat ik zonder zit?
Ga in Shopify naar Analytics, dan Reports, en open “Sales by product variant SKU”. Zet de periode op de laatste 90 dagen en exporteer. Deel het aantal verkochte stuks door 90 en je hebt je gemiddelde verkoop per dag per SKU. Gebruik 90 dagen in plaats van 30, zodat één goede of slechte week je cijfer niet vertekent.
Houd het simpel: je gemiddelde verkoop per dag maal een buffer in dagen, afhankelijk van hoe ver weg en hoe betrouwbaar je leverancier is. Ongeveer 7 dagen voor een Nederlandse leverancier met 14 dagen levertijd, 14 dagen voor een EU-leverancier rond 30 dagen, en 21 dagen voor een Aziatische leverancier rond 60 dagen. Hoe langer de levertijd, hoe meer er mis kan gaan, dus hoe groter de buffer.
Nee. Shopify houdt bij hoeveel voorraad je hebt en kan een handmatig ingestelde lage-voorraadmelding tonen, maar het berekent geen bestelpunt op basis van je verkoophistorie en levertijden, en zegt niet hoeveel je moet bestellen. Je doet de rekensom zelf in een spreadsheet of je gebruikt voorraadsoftware.
Eén keer per maand is voor de meeste kleine merken genoeg, plus na alles wat je vraag of levering verandert: een grote actie, een nieuw verkoopkanaal, een seizoenspiek of een leverancier die zijn levertijd aanpast. Groei je hard, kijk dan maandelijks — een bestelpunt op basis van oude, lagere verkoop laat je nee-verkopen draaien.